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档案管理系统在文书档案工作中的应用

论文作者:档案管理论文
发表时间:2017-1-23

[摘 要]文书档案工作对于企事业单位的可持续发展具有重要意义,将现代化管理理念、档案管理系统引入文书档案工作是新时代对于单位进一步提升提出的要求。本文从文书档案工作原则入手,结合目前存在的问题和档案管理系统的特点,提出几点将档案管理系统应用于文书档案工作的建议,望可供参考。
  [关键词]档案管理系统;文书档案;信息化
  作为一种历史信息载体,文书档案对企事业单位的重要性不言而喻,不仅可通过查阅文书档案了解单位目前所处的环境阶段、规模范围、历史沿革等方面信息,还可以通过对资料的综合分析对单位未来的发展方向作出判断,对实现良性循环起到促进作用。如何提高文书档案管理水平是评价一个企业综合实力的重要指标,特别是在当今经济飞速发展、资料数据急剧膨胀的时代,建立健全档案管理系统,将先进技术引入档案管理工作中,是许多企业亟待解决的问题。
  一、文书档案工作的原则
  1.整体性原则
  相较于其他管理工作,文书档案管理的一个显著特点就是具有整体性,其工作不是简单地划分至办公室职员和档案部门,文书档案数据资料的收集过程需要各个职能部门的协助,经过归类整合后的资料也不是仅仅服务于哪个部门,而是对整个企事业单位起指导作用和借鉴意义。
  2.规范性原则
  文书档案管理工作的规范性主要体现在业务和数据两个层面,其中,文书档案工作需要严格的业务流程化管理方式,贯穿于收文管理、发文管理、文件著录、案卷著录、借阅归还、销毁、变更、更正等各个环节,应通过规范性的操作方式和管理模式为文书档案查阅者提供便利,便于查阅者在短时间内获取有效信息,提高单位运转效率。
  3.保密性原则
  由于文书档案记录了许多单位内部核心技术,在管理过程中,一定要注意保密行为,对于重要程度不同的文书档案采用分类归置,核心文档应妥善保存,管理职责应落实到人,对于重要文书档案的经手人需要进行详细记录核实,确保核心资料的安全。
  二、文书档案工作现存问题及档案管理系统的优势
  1.目前文书档案工作的主要问题
  (1)单位领导对文书档案工作认知不足
  意识是行为的基础,只有提高单位高层管理人员对于文书档案工作的重视程度,才能为新型档案管理系统的建立、文书档案工作水平的进步扫清障碍。由于传统档案观念的束缚,部分单位领导依旧认为文书档案工作只是简单的记录收集保存,应付检查的一种无关痛痒的行为,没有意识到档案管理对于单位发展和潜在风险预测的重要意义,进而导致档案管理人力财力投入较少,严重制约了文书档案工作的进一步发展。
  (2)文书工作与档案管理脱节现象
  在文书档案管理工作中,文书工作与档案管理既密不可分又有着本质的区别,处理好文书工作与档案管理的一体化是做好文书档案管理工作的关键所在。目前实际文书档案管理过程中,常实行一种分体式的管理体系,这种管理制度相对科学合理,却在一定程度上分离了文书工作与档案管理工作,两者在衔接上出现失误的现象时有发生。究其根源,是因为部分文书工作人员缺乏档案意识,在进行信息收集过程中效率低且不能扣住档案主题,而档案专业人员基本不接触文秘工作,从而造成了两者脱节的现象,降低了文书档案管理质量。
  (3)文书档案管理工作人员专业素质较低
  由于长期对文书档案管理工作的不重视,档案管理人员通常不是专业人才,在档案工作以外往往还兼有其它职位,这就导致其自身的责任感不强,不能将文书档案工作摆在一个正确的工作位置;此外,有些单位的档案管理人员虽然具备专业技能,但由于自身不积极和单位的不重视等原因长期未能接受进一步培训,其管理方法和管理理念极易受陈旧观念桎梏,很难适应新时代的发展要求,从而不利于文书档案工作效力的发挥。
  2.运用系统管理文书档案的优势
  (1)大幅度提高工作效率
  档案系统管理文书档案工作的最大优点就在于档案系统强大的信息处理能力,在传统的档案管理工作中,档案管理工作人员完全依赖于手工操作,耗时费力,工作效率也比较低,手工操作对于某些数据的计算还极易出现错误偏差。档案管理系统为文书档案材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节提供便利,文件材料的移交和借阅利用,都变得简单易行,通过互联网和信息技术,文件材料的转移可以便捷实现,省去了以往的搬运过程,大大提高工作效率。
  (2)充分共享档案信息
  在传统的档案管理工作中,档案室与各职能部门难以实现信息共享,大量信息闲置在档案库房,不仅给管理和信息查阅带来诸多不便,还造成了资金和资源的浪费。电子技术和网络信息技术简化了信息载体,节省了存储空间,并可便捷地与其他信息系统建立共联,提供局域性网络档案信息的在线移交及借阅,超越了旧管理模式下信息流动的单向性,实现了信息资源的多方共享,极大地提高了档案管理工作的质量和效率。
  三、档案管理系统应用于文书档案工作的可行建议
  1.提高档案管理系统应用意识
  单位高层管理应加强对现代档案管理重要作用的认知,主动将现代化手段引入本单位文书档案管理工作中,加大企业档案管理资金投入,结合单位自身情况和实际需求,配置档案管理系统硬件设备和应用软件,为档案管理系统现代化提供基础保障。同时,也要注意对档案管理人员的培训,增强其管理意识和责任感,提高其档案管理专业知识储备量,还要对其进行现代化信息技术基础培训,使其能自觉将现代化手段运用到档案管理工作中。
  2.加强企业档案收集整理力度
  企业档案是企业发展的无形资产,也是在现今激烈的市场竞争中占据一席之位重要信息保障。要保证企业档案信息的充足、有效,就要加大对企业档案的收集、整理力度。应建立健全档案管理相关规章制度,对档案信息收集、归类整理工作进行规范,设定统一标准和格式,确保所收集整理的文书档案信息质量,为查阅者提供便利条件。
  3.加大档案数字化建设监管力度
  首先要加强安全检查防患意识,对于文书档案资料设置密级保护,按照所设标准进行开放级别管理,查阅者获取不同级别信息需要不同权限。秘密级以上的文件材料不予数字化处理,对于重要的文件材料利用图像扫描等进行处理,要保持其原始性和真实性,由领导亲自签署和单位印章报批形成纸质原件;其次,最好设置审查小组,定期对数字化档案管理系统的漏洞进行排查和维护,确保档案信息安全,文书档案能够发挥其效力,为单位可持续发展提供有力支撑。
  参考文献:
  [1]张秀芸.自动化管理系统在文书档案工作中的运用[J].黑龙江科技信息.2013(06);
  [2]杨丽斌.文书档案管理的创新[J].经营管理者.2013(31).
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