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关于高校信息化项目品质管理的思考

论文作者:科技论文
发表时间:2017-1-22

摘 要:品质管理是项目管理中非常重要的环节,在高校信息化建设开发中,品质管理同样是系统需求方与系统建设方共同关心的焦点,也是双方产生问题、矛盾的焦点。项目管理是一个复杂的综合的系统,影响信息化项目品质的因素很多,如何提高系统的品质是高校信息化项目建设的一个重要课题。本文结合大连理工大学信息化建设的实际情况,分析和总结了我校信息化建设品质管理的实践经验,以及多年与企业合作开发的校园信息化系统的实践经验进行分析和总结,对高校信息化建设的品质管理具有一定的参考价值。
  关键词:高校信息化;数字化校园;品质管理;信息化建设模式
  中图分类号:G647.5
  1 信息化建设的背景
  随着计算机技术、通讯技术以及互联网技术的飞速发展,信息技术越来越深刻地改变着高等教育格局。以“数字化校园”为核心的高校信息化建设,成为新的历史时期高等教育现代化进程不可逾越的发展阶段。通过信息化建设促进学校教学、科研、管理和服务的质量提高,从而为培养高素质创新人才以及高水平的管理和服务队伍创造良好的环境,因此,信息化建设不仅是高校创建高水平研究型大学的一个重要组成部分,也是高校基础设施和公共服务体系建设的重中之重。
  信息化项目建设的核心管理手段是品质管理。高校信息化管理一般都存在个性化、多样化的管理模式,业务流程相对复杂,通常一个系统的开发涉及众多部门管理和用户,如我校数字迎新系统的建设,涉及到研究生院、招生就业处、学生处、各院系、后勤处、教务处、保卫处、以及全校师生等各个环节的管理模式,面对多个部门协同开发一个系统,系统用户类型繁多、权限分配复杂,从系统的需求调查至后期的用户培训都是相当复杂的过程,如何提高信息化项目建设的品质也显得尤为重要。
  2 信息化建设现状的调查分析
  2014年面向我校党政机关、教辅单位和学院共56个单位,开展了历时4个月的信息系统调查工作,收集整理了包括系统建设时间、系统开发建设模式、系统运行状况、系统维护状况、系统主要功能、系统的开发语言,运行环境、数据库容量、系统的数据交互等多项指标,从中抽取了我校各单位的76个管理和服务信息系统的样本进行统计和分析。调查结果显示,我校信息系统经过十多年的建设,目前全校大部分核心业务已经实现了计算机和网络化处理,大大提升了工作效率和管理服务质量,成效明显。但是,从整体而言,我校的信息系统建设还存在诸多问题,特别是信息系统建设模式和信息系统的品质管理还存在很多问题,需要不断的改进和提高。
  2.1 从系统开发模式方面分析
  我校的系统开发模式主要分为三种:外包开发模式、部门自主开发模式、老师或学生个人开发模式[1]。各开发模式所在比例如下图分析:
  图1
  2.1.1 外包开发模式
  外包模式也被称为供应商提供模式。在这种模式中,校方需要完成系统的需求功能规划,并通过校内信息化专家论证,进行公开招标的方式选择一家具有丰富行业经验的提供商。校方提出系统建设需求和实施要求,由该提供商负责系统深入调查分析,提供实施方案和实施队伍,负责完成系统的开发测试和实施部署,系统建设完成后由学校进行工程验收,并在今后一定时期内由系统供应商提供相应的技术支持和管理、技术人员的培训。外包开发模式,通常企业具备完善的项目管理规范,各阶段的设计文档书写比较规范完整,后期的系统运维有保障,通常我校的信息化项目要求3年的免费维护期,大多选择本地具有服务机构的供应商合作,这样避免了后期系统维护的风险,解决问题也比较迅速。
  2.1.2 部门自主开发模式
  通常由网络与信息化中心或业务需求部门的老师组织相关人员进行实施。先由系统负责的老师进行深入的需求调查和分析,进行科学的规划和合理的系统设计,经系统需求部门确认,形成系统建设方案。系统负责的老师组织项目组成员,通常是老师组织一些研究生进行系统的开发和实施工作。这种建设模式要求老师有足够的系统建设规划经验,开发团队有娴熟的系统开发技术支持,花费的成本比较少,但是由于学生毕业后,整个项目团队成员解散,通常也没有良好的项目管理规范,系统的后期维护和升级比较困难。
  2.1.3 老师或学生个人开发模式
  这种开发模式适用于项目成本极低或基本没有项目成本投入的前提下,由老师或个人出于对系统开发的热情,为业务部门开发实施管理系统。但是由于系统开发不规范,通常边做需求边进行开发,没有任何需求文档和设计文档,代码编写比较随意不规范,整个系统的后期维护完全依赖于开发的个人。一旦老师出差或离职、学生毕业,系统基本处于瘫痪状态,由于前期没有数据结构设计文档,多年的系统累积下来的数据也很难进行数据迁移。
  2.2 从系统维护方面分析
  经过信息系统建设调查显示如下图所示:
  图2
  全校信息系统中,21%的系统有专人负责,79% 系统由兼职人负责维护,系统维护工作的规范化和制度化水平不高,有近9成单位没有明确的维护制度。由于信息系统的建设大多采用老师或者学生个人开发,系统建设后期老师忙于科研和教学往往难以脱身,不能及时地维护系统;而学生毕业后忙于其他工作,基本不会再继续维护系统,就导致很多系统的维护工作无法进行,系统面临诸多使用的问题,系统地建设质量也远远不能达到业务部门的使用要求。我校的信息系统的管理维护是当前的一个弱项。
  统计显示,学校大部分信息系统处在没有专人监管和兼职维护的状态下,系统建设缺乏统一的管理,缺乏信息系统的建设规范、缺乏完备的项目文档和系统维护,提高系统的品质管理是保证系统稳定运行的关键。
  3 影响项目品质的重要因素
  当前由于数字化校园建设的复杂性、多变性,加之我校信息化项目的建设规模越来越大,我校的信息化建设项目大多采用校企合作的开发模式。在这种合作模式下,校方和合作企业关注的焦点也出现了矛盾。校方关注的是如何提高项目的开发效率,又要保证项目的高质量实施,这样势必提高企业的项目投入成本。另一方面,企业要追求项目的利润,就要降低投入成本,这样就大大影响了项目的品质。因此,在我校的数字化校园建设过程中采用校企合作的开发模式,关注系统开发的效率的同时,提高信息化建设的品质管理也显得尤为重要。   在我校信息化建设过程中,大部分工作都是围绕品质管理工作开展的,有些是直接的,有些是间接的,因此信息化建设的每个环节(过程)的工作的好坏都会影响到最终的项目品质。这就是信息化建设过程中品质保证的重要性所在。在项目正式启动之前,对最终用户部门提出的建设需求做好整体把握,充分地、正确地理解用户需求是项目启动的先决条件,也是今后项目是否成功的关键所在;在对系统建设需求充分、正确理解的前提下,定义出合理、精确的开发过程,以满足项目建设的实际需要。实际上项目启动前的这些工作(项目理解准备阶段、计划阶段的工作)往往决定了项目的80%的成功。
  结合我校数字化校园建设的实践经验,总结项目实施过程的影响项目品质的多种因素,从以下几个过程阐述影响品质的因素。
  3.1 开发体制的确定
  项目管理过程的定义、执行,项目的管理都是由人来做的,因此人是项目开发当中的主体,也是影响项目品质的关键因素。在对项目开发过程做出合理定义的前提下,对每一个过程要明确它的技术要求和业务要求,并对它的规模要进行估算,结合项目指标值确定该过程所需的人员情况。基于项目品质保证考虑,体制的确定要考虑以下因素:
  | 项目负责人的技能和经验是否与所分配作业相配
  | 项目管理体制中是否设立了品质保证组
  | 项目负责人的职责是否明确
  3.2 管理过程的规范化[2]
  对于各个开发过程是否制定与之对应的标准、规约。是否具有明确的项目指标值,比如实施过程、品质指标值。开发过程是否有明确清晰的流程。以上这些都反映出开发过程的规范性。这些都是品质保证的前提条件,它们不仅要在项目计划中有详细、明确的描述,而且要团队全员周知,严格执行。
  3.3 项目的进度控制
  信息化项目的进度往往对品质的影响比较大,对于一名合格的项目负责人来说,在所分配的项目某一过程作业中,以什么样的进度计划来进行实施,是项目责任者所必需考虑的,并且要由校企双方进行充分的沟通确定出一个合理的项目计划,并严格进行项目进度控制。因为过度地大幅度提高实施进度,往往是以降低项目品质作为代价,最终导致信息化建设的品质降低、用户抱怨、返工、成本大幅度上涨,使项目陷入恶性循环中。因此在制定项目进度之前,在确保品质的前提下,要确定合理的项目进度。
  3.4 项目的配置管理
  信息化品质的好坏不仅受到项目开发实施层面的影响,同样也受到项目管理层面的影响,从项目的理解准备、开发计划的制定、品质保证计划的制定、严密详细的计划的制定执行、开发过程的跟踪控制等这些管理面的工作都会直接影响到过程的品质和产品的品质。比如在项目开发中往往会出现一些因为提交的里程碑成果(设计方案、程序代码等)的版本错误,导致给最终系统使用单位的检收工作带来很大麻烦,甚至导致很多验收结果的失效,而产生这样错误的根本原因是在于项目的管理层面上没有建立一个严密的配置管理系统,对所有的成果(系统的开发库、运行库、产品库)的有效合理的管理。
  4 信息化项目品质管理的手段
  高校成功实施信息化,信息中心人员扮演着一个非常重要的角色。信息中心人员不仅熟悉企业的业务流程、组织模式,还了解IT技术的发展现状和未来趋势,扮演着“接口”的角色;是学校信息化建设的主要实施者之一,并承担对外技术联络的任务;知道如何让实施人员理解用户的意思。信息中心人员可以尽快使项目设计和实施人员进入角色,也能将项目设计和实施人员想表达的意思转换成容易被用户理解的语言与他们沟通。另外,信息中心人员还是维护企业利益和保证项目实施质量的重要角色。[3]
  但信息中心人员要避免越位。在需求调查阶段,信息中心人员要避免大包大揽,全面充当企业需求的“百科全书”,否则会使学校其他部门人员产生惰性,需求调查停留在信息中心人员这个层面。需求调查一定要从最终使用者那里获得,信息中心人员应该做需求的“审查者”,而不是“提供者”。
  要得到高品质的产品需要经历怎样的管理过程,通过以下的图解说明。
  图4-1
  5 总结与展望
  高等学校数字化校园建设是实现高等教育现代和跨越式发展的关键因素,通过对高校数字化校园建设的现状及问题的分析,数字化校园建设是一个投入大、建设工作量和工作技术难度都非常大的系统工程。不难发现,当前高等学校的数字化校园建设还有大量的工作要做,建议各高校在信息化建设中,充分考虑到自身的实际情况,提高数字化校园建设的品质管理,尽可能的考虑到可能项目实施遇到的风险并进行相应的风险规避对策,做到总体规划、量力而行、分步实施、注重实效,一定能将建设的风险降到最低。同时需要我们应该不失时机的抓住和利用信息化带来的技术成果和发展机遇,大力推进高等学校信息化建设,努力提高国民的整体素质,增强综合国力,早日实现国家现代化。
  参考文献:
  [1]焦中明.高校数字化校园建设的几种模式探讨[J].赣南师范学院学报,2007(03).
  [2]孙强,樊仰月,李欢欢,等.高校信息化建设体制机制探讨[J].中国教育信息化,2010(01).
  [3]孙名松,李胜利,裴树军,等.关于高等学校信息化建设的几点思考[J].教育信息化,2002(09).
  作者简介:李降宇(1974-),女,信息系统开发,工程师,硕士,研究方向:高校信息化系统建设、信息化项目管理。
  作者单位:大连理工大学 网络与信息化中心,辽宁大连 116024
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